De beste strategie voor het maken van een planning. 5 tips!

Plannen is iets waar een groot deel van de mensen moeite mee heeft. Dit is zelfs meer dan de helft van Nederland. Volgens dit artikel van RTL Nieuws heeft maar liefst 62% van Nederland moeite met de dagelijkse activiteiten te combineren, wat dus neerkomt op plannen. Hierdoor raken mensen depressief en soms zelfs in een burn-out. Constant heb je namelijk geen goed overzicht van wat je wanneer moet doen, wat je wanneer af moet hebben én wat je wanneer precies wilt doen. Om dus stress te voorkomen moet je een strakke en realistische planning hebben. Zo houd je het overzicht, heb je een duidelijk schema wanneer je even op mag of zelfs moet laden en draai je geen overuren, waardoor je gestresst raakt of zelfs in een burn-out kunt komen. In de beste strategie geven we je 5 tips om een strakke planning in elkaar te zetten, waarmee je meer structuur in je leven brengt!

1. Maak een overzicht van de to do’s met prioriteiten

Allereerst is het belangrijk om voor jezelf inzichtelijk te krijgen wat er wanneer precies af moet. Zo weet je wat er op je bord ligt en vergeet je niet eventueel iets. Als je telkens alles maar moet onthouden of op allerlei verschillende plekken opschrijft wat je moet doen, houd je het overzicht niet meer. Schrijf alle to do’s dus overzichtelijk op één plek onder elkaar en zet de data en prioriteiten erbij. Je hebt dan inzichtelijk wanneer een deadline voor een taak is en welke taken op die dag het meeste prioriteit hebben. Denk dus goed na over wat je doet en werk niet zomaar je taken af. Anders plan je een taak die het meeste prioriteit heeft als laatste. Door een dag heen kunnen er genoeg dingen zijn die tussendoor komen, waardoor je tijd tekort kan komen. Taken met prioriteit moeten dan natuurlijk niet als laatste op de dag staan.

2. Zet duidelijk uit hoeveelheid tijd je waarvoor nodig hebt en wees realistisch

Als je een lijstje voor jezelf hebt gemaakt met de dingen die je moet doen, is het belangrijk dat je iedere taak verder uitwerkt naar hoeveel tijd je er exact voor nodig hebt. Zo kun je het daarna namelijk makkelijker indelen in je agenda en ga je niet dan pas per taak kijken hoe lang je ergens voor nodig hebt. Wees daarbij vooral ook realistisch. Dit is heel belangrijk! Je moet niet zomaar gaan schatten hoe lang je nodig denkt te hebben, maar voor jezelf beredeneren waarom je ergens een bepaalde tijd voor nodig hebt. Stel dat je vijf teksten moet schrijven en je weet dat deze teksten allemaal ongeveer 500 woorden zijn, dan kun je aan de hand hiervan uitrekenen hoe lang je nodig denkt te hebben. Per 500 half uur schrijf je namelijk gemiddeld 500 woorden. Voor vijf teksten heb je dan tweeëneenhalf uur nodig. Als je je daarbij ook nog in moet lezen dan weet je dat je daar ook nog per tekst 10 tot 15 minuten bij op mag tellen.

Nu heb je inzichtelijk wat je precies moet doen, wat de prioriteiten hierin zijn en voor welke taak je hoeveel tijd nodig hebt. Nu is het tijd om de planning te gaan maken!

3. Plan minstens een hele week vooruit

Met het lijstje die je nu voor jezelf hebt gemaakt is het belangrijk dat je in ieder geval een week vooruit plant. Zo hoef je hier niet telkens op terug te vallen en heb je een duidelijk overzicht van je week. Ook weet je dan waar je nog gaatjes in je agenda hebt voor eventuele afspraken die erbij kunnen komen. Niet alleen op het gebied van je werk, maar ook in je persoonlijke leven is het belangrijk dat je duidelijk weet wat je wanneer doet. Zo kun je nog tijd vrijmaken om met vrienden en familie af te spreken en houd je tijd over om aan je hobby’s en rust te besteden. Want dat is ook een belangrijk punt in iedere planning!

4. Denk om pauzes en rust om weer op te laden

Een duidelijke en overzichtelijke planning is niets zonder dat je af en toe een pauze en rust neemt. Door de dag heen heb je namelijk af en toe een pauze nodig. Dit duurt 5 tot 10 minuten en hoeft dus helemaal niet lang te zijn. Maar als je dat niet doet, gaat de kwaliteit van je werk achteruit. Mensen hebben namelijk een spanningsboog van maximaal een uur. Daarna gaat de kwaliteit achteruit. Je kan het zien als een lijn die aanhoudt, maar na een uur begint te dalen. Door een pauze te nemen schiet die lijn weer omhoog en heb je weer meer focus en concentratie. Doe je dit niet? Dan blijft de lijn alleen maar dalen en gaat de kwaliteit van je werk alleen maar achteruit, omdat je jouw focus er simpelweg niet meer bij kunt houden.

Dit was op de korte termijn. Maar ook op de lange termijn is het belangrijk om af en toe even tijd voor jezelf te hebben. Doe eens in de week een paar uur precies wat jij leuk vindt om te doen en ontspan even. Als je constant maar aanstaat en bezig bent, dan raak je een keer ‘op’. Ook hier blijft die lijn dan dalen en kan je uiteindelijk zelfs in een burn-out terechtkomen.

5. Doe precies wat er in je planning staat en doe niet meerdere dingen tegelijk

Wanneer je jouw planning af hebt en goed inzichtelijk hebt wat je de hele week door moet doen, dan is het belangrijk dat je deze planning ook nauwkeurig volgt. Je hebt er niet voor niets tijd in gestopt! Als je namelijk afwijkt van je planning, zal je weer een chaotische dag of week krijgen, omdat je dan eigenlijk opnieuw zonder planning aan het werken bent. Daarbij is het belangrijk dat je je focus op één en dezelfde taak houdt. Op die manier kun je namelijk het beste je werk uitvoeren, raak je niet afgeleid en benut je je tijd optimaal. Wanneer je met twee dingen tegelijk bezig bent, kun je nooit optimaal optimaal werken. Zo ben je altijd half met je werk bezig.

Zet voor de beste strategie dus een duidelijke en realistische planning uit door een to do lijstje te maken met de tijden die je per taak nodig hebt. Denk daarbij aan de pauzes om jezelf op te laden, waardoor je er weer opnieuw tegenaan kunt! Plan ieder einde van de week opnieuw een moment in om je planning te maken. Hier kun je namelijk ook soms wel even mee bezig zijn.